Administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo

Organizar e otimizar as rotinas de trabalho é um dos desafios-chave do mundo corporativo, seja em pequenas e médias empresas ou grandes corporações.

Todo e qualquer tipo de trabalhador, seja um grande empresário ou um simples operário necessita de uma administração das rotinas de trabalho para otimização do tempo.

Mesmo que você esteja balançando a cabeça para dizer que não, pare para refletir quantas vezes na semana (ou em alguns casos, ao dia) você já se pegou dizendo ou apenas pensando que precisava ter mais tempo,que o tempo voa, que o dia teria que ter 48 horas ou qualquer outra expressão do gênero que traduzisse o mesmo problema: preciso otimizar o meu tempo para que o meu trabalho renda mais e eu possa também usufruir de minha vida pessoal.

Sim, isso tudo parece um grande milagre e podemos até dizer que a completa perfeição da otimização de tempo não existe. Uma regra que nunca foi exposta como regra, mas que com certeza funciona para todos é que se temos mais tempo para realizar nossas atividades acabamos preenchendo este tempo com mais atividades e formando um ciclo vicioso que nos deixa novamente sem tempo, não é? Mais uma vez não adianta negar que é verdade, pois isso acontece com todo mundo, até mesmo grandes empresários.

Desenrolando um pouco o assunto e indo direto ao ponto principal: administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo…Pode não ser possível conseguir um aproveitamento cem por cento devido a este instinto humano de sempre preencher um espaço de tempo vazio, mas é possível (e é necessário) organizar o seu tempo hábil de maneira que possa preencher o seu dia de maneira correta. Como?

A melhor maneira é a administração de rotinas:

. o que tem que ser feito;

. como isso tem que ser feito;

. quem deve fazer cada coisa;

E mais: permite também monitorar se isso tudo que foi definido está, de fato, acontecendo.

1. Identifique as atividades de rotina

Sabe aquelas atividades mais operacionais, como por exemplo:

. controlar o recebimento de materiais na empresa

. limpeza do escritório

. organizar reuniões, etc…

para essas atividades, que são realizadas constantemente, é importante definir um padrão para sua realização.

2. Depois de identificadas essas atividades, deixe bem claro:

. O QUE tem que ser feito: ou seja, qual o objetivo dessa atividade, qual o resultado que se espera ter ao final dela.

. COMO isso tem que ser feito: a explicação deve ser no estilo “passo-a-passo”. Estabeleça uma sequência para a realização das atividades.

. QUEM deve fazer cada coisa: definir um responsável para as atividades

3. Transforme isso numa linguagem simples

Uma das ferramentas mais eficientes e simples que existe é a CHECKLIST. O resultado que ela traz realmente impressiona! Veja um exemplo de como um processo foi simplificado através da checklist:

4. Treine quem for usar

Essa é a cereja do bolo! Mostre, para a pessoa que vai executar a tarefa, porque ela tem que seguir esse passo-a-passo e como ela fará isso.

5. Acompanhe os resultados

O ponto chave para um bom gerenciamento é o acompanhamento, pois de nada adianta criar tudo isso se os resultados obtidos não forem medidos. Voltamos a boa e velha máxima da administração: “quem não mede, não gerencia”. Por mais clichê que pareça, é a mais pura verdade. Você pode fazer esse acompanhamento por meio das próprias checklists, por indicadores, follow-ups entre os membros, etc… como veremos nos próximos posts.

Quando ouvimos “administração de rotinas” parece algo muito complexo, mas na verdade é totalmente simples e qualquer pessoa pode fazer isso. Há duas maneiras de organizar sua rotina para otimizar o seu tempo:

- Para os informatizados e conhecedores (básicos) da tecnologia: Serve para quem sabe mexer no Excel de maneira básica.

Você irá criar uma lista de tarefas a serem desenvolvidas diariamente, outra semanalmente e outra mensalmente. Para casos mais complexos pode adicionar outros períodos como bimestrais, trimestrais, anuais, etc.

Para a organização das rotinas devem-se considerar todas as atividades que terá que desenvolver tanto no trabalho como na vida pessoal, ou seja, deverá incluir tanto o banho e tosa do cachorro até a reunião semanal da empresa.

Algumas planilhas ficarão enormes, outras pequenas, mas o que importa é adaptar as suas rotinas de forma organizada para que encaixe corretamente em seu dia a dia.

- Para aqueles que não se informatizaram ou não gostam muito de ficar no computador: Serve para os que não ficam muito tempo no computador ou apenas ligam o PC para ler artigos como este e ver vídeos no Youtube, por exemplo.

Este método é um grande exemplo de como podemos nos organizar também sem utilizar programas (mesmo que simples). Assim, basta uma agenda. O processo é o mesmo do item anterior (para os informatizados e conhecedores da tecnologia), mas as atividades serão anotadas em uma agenda, sempre no dia correto de cada ação. É um método mais demorado, mas funciona da mesma forma.

Depois da realização das rotinas é necessário controlar o andamento do processo diariamente. Por isso deve ser algo habitual e disciplinado para o alcance de bons resultados. Então, se não poderá estar sempre a frente de seu computador, imprima as planilhas ou adote o método da agenda.

Vale deixar também uma dica: para rotinas administrativas profissionais, pode-se utilizar o modelo e Planilha 5W2H que oferece diversos resultados. Este modelo pode ser adaptado para rotinas pessoais, pois é bastante completo.

Lógico que existem diversas formas de administrar as rotinas e otimizar o seu tempo, mas decidi abordar as ferramentas mais fáceis para que os preguiçosos não precisem baixar programas ou ter que fazer fórmulas.

Concluindo....

O importante é que toda empresa, por mais enxuta e recente que seja, precisa de um mínimo de organização. E quanto mais cedo essa organização se fizer presente, melhor será para a empresa, pois o impacto de seu crescimento será menos sentido. Na verdade, será uma expansão da organização que já possuía. E esse fator – organização – faz toda diferença! E como vimos aqui, por meio de ferramentas simples, como checklist conseguimos simplificar as rotinas do nosso dia-a-dia.

E você: costuma simplificar as atividades na sua empresa? Como anda a sua organização?

FONTE: Liderança e Gestão

 

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CULINÁRIA FÁCIL

ARROZ DE FORNO COM CAMARÕES E BRÓCOLIS

INGREDIENTES

• 200g de arroz cozido
• ½ kg de camarões
• 1 xícara De brócolis
• 1 xícara De uvas passas
• Alho picado
• 1 caixa de creme de leite
• Fatias de queijo mussarela
• 4 colheres Sopa de manteiga
• 1 xícara De champignon
• Sal e pimenta

Modo de Preparo:

• Aqueça bem a manteiga e refogue os camarões, o brócolis, o alho, os champignons e as passas.
• Tempere tudo com sal e pimenta e acrescente o creme de leite.
• Misture o arroz, coloque num refratário e cubra com o queijo mussarela.
• Leve ao forno para derreter o queijo.

PUDIM ALEMÃO

Ingredientes:

• 2 latas de leite moça
• 2 latas de creme de leite
• 2 copos de água gelada
• 2 gelatinas incolor

Modo de Preparo:

• Faça a gelatina, coloque no liquidificador todos os ingredientes e bate por 3 minutos.
• Caramelize uma forma de pudim com açúcar.
• Despeje o creme e leve à geladeira por 2 horas.

 MENSAGEM...

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