O que é eSocial ?
O
eSocial é um projeto que unificará a entrega das informações
previdenciárias, trabalhistas e fiscais em uma única plataforma.
Ele faz parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED),
uma iniciativa de modernização tecnológica do governo, que
virtualiza e unifica diversas obrigações em uma plataforma digital.
A
tendência é simplificar a entrega de obrigações, já que
documentos como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Sistema
Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED) agora estão reunidos em um único sistema online, evitando
prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.
Ele
surgiu em 2014 para consolidar o banco de dados do Ministério do
Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal. Seu principal
objetivo é melhorar a maneira como as empresas repassam suas
informações para o governo, agilizando o processo e evitando erros
e inadimplência.
Cronograma de implementação
Durante
os primeiros anos do eSocial, sua utilização foi opcional e,
gradativamente, sua obrigatoriedade vem sendo implementada, de acordo
com um cronograma de adaptação colocado pelo governo. As datas
foram alteradas várias vezes, muito em função de dificuldades das
empresas para cumprir os prazos estabelecidos, mas agora empresas de
grande porte (com faturamento acima de R$ 78 milhões) já passaram
pela terceira e última fase de implementação e se encontram
totalmente dentro do eSocial.
Já
para empresas de médio e pequeno porte (incluindo microempresas), o
prazo foi adiado para novembro de 2018 e até julho de 2019 todas as
empresas públicas e privadas do país farão a prestação de contas
trabalhistas e fiscais diretamente pelo eSocial. Os
Microempreendedores Individuais (MEIs) sem empregados são uma
exceção e poderão continuar a declarar pelo portal do Sistema de
Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo
Simples Nacional (SIMEI).
Informações relevantes
O
eSocial é um portal completo para a disponibilização de
informações acerca da mão
de obra e
o intuito é que todas os dados mais relevantes sejam consolidados
nessa plataforma. Entre as principais informações que deverão ser
repassadas pelas empresas estão:
- admissão e desligamento;
- afastamento temporário;
- alteração de salário;
- alteração da jornada de trabalho;
- aviso prévio;
- apuração de débitos e créditos tributários federais;
- cadastro de benefícios previdenciários;
- atestados de saúde;
- condições ambientais de trabalho;
- declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;
- geração do documento de arrecadação de receitas federais;
- monitoramento de saúde do trabalhador;
- folha de pagamento.
Essas
são apenas algumas das informações de maior relevância que
deverão ser disponibilizadas pelas empresas para o governo por meio
da utilização do portal do eSocial.
Prós e contras
A
principal vantagem do uso dessa nova plataforma por parte do governo
é a facilidade com que a empresa poderá disponibilizar as
informações, poupando tempo e deixando o setor mais eficiente. A
tendência de todos os trâmites burocráticos é a simplificação e
a digitalização e, nesse sentido, o Brasil está dando um
passo para o futuro.
Por outro lado, a dificuldade se dá no momento da transição —
algumas empresas ainda têm uma administração totalmente analógica,
e o choque pode ser grande.
É
importante não deixar para a última hora, já que a implementação
do sistema é obrigatória. Sabendo o que é eSocial, cabe ao gestor
preparar o terreno e criar um cronograma interno para atender aos
prazos sem sufoco, evitando assim que a fiscalização seja
direcionada para a sua empresa e que penalizações e multas se
abatam sobre ela.
A
folha de pagamento, que faz parte da última etapa de implementação,
é considerada a parte mais desafiadora da adaptação, e foi motivo
para vários adiamentos de prazo. Empresas que já têm um Sistema de
Gestão Empresarial (ERP) farão a transição com muito mais
tranquilidade, mas aquelas que aderirem a ele durante o processo
também terão vantagens como assessoria profissional e ferramentas
inteligentes, que guiarão a contabilidade e
o RH em meio ao período de adaptação.
Multas
A
legislação não foi alterada com a criação do eSocial. Portanto,
os valores de multa permanecem os mesmos desde a reforma
trabalhista.
Os prazos, no entanto, foram adequados à nova situação. Como o
recolhimento e o envio de informações foi simplificado, o tempo
limite para a entrega dos documentos também ficou bem menor, e o
risco está justamente aí. Aqui estão algumas obrigações que
merecem atenção:
Admissão
Os
Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) são uma obrigação do
empregador, e o contrato trabalhista depende deles. O primeiro é o
de admissão e, a partir de agora, ele deve ser enviado até o dia
anterior ao começo das atividades do empregado. Falhar em entregar o
ASO admissional a tempo pode resultar em multa de até 6 mil reais,
no caso de reincidência. Nas microempresas, esse valor será de 800
reais.
Acidentes de trabalho
O
Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) agora é enviado pelo
eSocial, no prazo de um dia útil do ocorrido. Caso o acidentado
venha a óbito, o comunicado deve ser imediato. A multa por
descumprimento varia entre o limite mínimo e máximo do Salário de
Contribuição (SC), mas seu valor pode dobrar em caso de
reincidência.
Riscos trabalhistas
O
empregador deve disponibilizar para os empregados o Perfil
Profissiográfico Previdenciário (PPP), que detalha os riscos à
saúde e segurança que estarão presentes em suas atividades e no
ambiente de trabalho. O conteúdo do PPP determina direitos como
aposentadoria especial e percentual de insalubridade ou
periculosidade. Multas relacionadas a omissão de riscos podem chegar
até a R$181.284,63.
Afastamentos do trabalho não declarados podem gerar multas
semelhantes.
Alterações contratuais
Quando
a relação de trabalho sofre alterações, é preciso atualizar o
eSocial com as novas informações. Alterações de cadastro do
trabalhador também precisam ser informadas. Elas podem gerar multa
de R$600,00 por empregado com dados irregulares.
Além
da maior agilidade que o eSocial impõe, a integração do sistema
torna muita mais fácil para a fiscalização descobrir informações
incorretas ou faltantes — o algorítimo faz
o trabalho de análise e cruzamento de dados, os fiscais são
responsáveis apenas pela confirmação e autuação dos
responsáveis. Então, a eficiência do seu trabalho será
multiplicada de agora em diante.
Vale
lembrar que, uma vez escolhida para uma inspeção, a empresa será
escrutinada com muito mais detalhes. Portanto, o ideal é manter os
olhos do governo bem longe da sua sede. Mas não se preocupe: agora
que você já entende bem o que é eSocial, nós podemos ajudá-lo a
enfrentar esse desafio da melhor forma possível! Leia o nosso artigo
e entenda como preparar a sua empresa para a implantação do
eSocial.
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