"SEGURANÇA NO TRABALHO É VALORIZAR À VIDA"FONES:(69)99279-0168/98155-3959. : Administração do tempo, produtividade e colaboração

Para saber se estamos administrando o nosso tempo basta observar com que frequência nós dizemos: “não tenho tempo!”.

Já para aprender a administrar o nosso tempo é fundamental ser metódico.

O Que Faz uma Equipe Ser de Alta

Produtividade?!?!? Vejamos:

Equipes são a unidade essencial de qualquer empresa,

pessoas que trabalham juntas por um objetivo comum.

O problema é que nem sempre as equipes conseguem

“performar” da melhor forma e isso causa uma série de

problemas aos líderes e falhas na execução da empresa.

Nos últimos meses estou tendo a oportunidade de

acompanhar diversas equipes, mapeando seus gaps e

sucessos na execução e, se eu pudesse mapear alguns fatores

que fazem a equipe ter uma alta produtividade, eles seriam:

Os líderes fazem a diferença – Se puder comparar

uma “equipe ruim” e uma “equipe fantástica” o líder é a

primeira ponta. Líderes negligentes não fazem a coisa

acontecer, líderes urgentes matam a produtividade da

equipe.

Líderes egocêntricos matam o propósito do time. Por

outro lado, líderes que suportam, dão empowerment,

estabelecem modelos de comunicação, definem prioridades

claras e dão o poder de decisão ao time fazem a coisa

acontecer. O líder não precisa saber nem resolver tudo, ele

precisa dar espaço para a equipe e com isso utilizar o

potencial do grupo.

Foco nas pessoas e não no resultado – Nada contra

gestão por objetivos ou similares, mas as equipes dão certo

pelas pessoas que as compõem. Você pode ter os melhores

processos, metas, sistemas mas são as pessoas que fazem a

diferença. Quando a equipe tem pessoas valorizadas, vistas

com seus problemas e competências, e que têm chances para

o aumento de seu equilíbrio pessoal e relacionamentos

importantes, a coisa flui diferente.

A comunicação é aberta – Esse é um dos pontos mais

difíceis e também mais interessantes das equipes de alta

produtividade. Quando a comunicação é aberta, direta,

honesta e objetiva a coisa funciona. Equipes onde a

comunicação tem barreiras, onde tudo se resolve por e-mail

ou com reuniões, onde falar com o líder exige um

"protocolo”, a produtividade fica truncada.

Elas gerenciam o tempo – Quanto mais efetivas

individualmente as pessoas são, mais a equipe aumenta sua

performance. Se uma pessoa não consegue lidar com seus e-

mails, não sabe planejar, não consegue priorizar, não

consegue se organizar, etc, ela acaba comprometendo a

performance de todos.

"Gerenciar tempo é uma competência

individual que no grupo traz resultados incríveis."

Elas erram – Equipes maduras e de alta produtividade

erram e a cada erro alguém se prontifica a mapear,

identificar as origens e a solucionar o erro. Todo mundo erra,

processos podem estar errados, sistemas podem ter erros. O

erro é muito bem-vindo nessas equipes, com a diferença de

que eles servirão para ajudar a equipe a ajustar a rota, evitar

que novas urgências apareçam e servirão como exemplo de

melhores práticas. A negligência ou aceitação do erro é que

faz o erro ser um “erro”.

Nenhuma equipe possui alta produtividade constantemente,

existem flutuações e lacunas em alguns momentos. Isso é

normal, o que faz a diferença no resultado é a maturidade do

grupo, a capacidade de saber o que é importante, de se

comunicar da forma adequada, de utilizar o tempo da forma

correta e de lidar com seus problemas.

Essas características não nascem da noite para o dia, elas

são construídas ao longo do tempo, com muita persistência,

treinamento e ferramentas. Qualquer equipe pode se

transformar em uma equipe de alta produtividade, basta que

os líderes tenham interesse e que a empresa dê espaço nesse

sentido.

Na mitologia grega existem divindades que representam a relação do homem com o tempo: Chronos, que corresponde à medida do Tempo é associado à determinação de datas e fatos históricos, e Kairós que era Filho de Zeus e de Tykhé que é a divindade da fortuna e da prosperidade. Kairós foi descrito como um Jovem que não se Importava com o relógio, e corresponde ao tempo que não podia ser cronometrado.

A rigor não administramos o tempo, nós podemos administrar o que faremos no presente e projetamos o que poderemos vir a fazer no futuro. O passado é uma referência que pode ter implicações sobre o que fazemos no presente e sobre o que faremos ou não faremos no futuro. Temos, de fato, a prerrogativa de identificar, selecionar e priorizar como iremos dispor o nosso tempo, e devemos estar cientes de que não podemos ter certezas sobre a quantidade de tempo que no futuro, possa estar à nossa disposição.

O uso que possamos fazer do tempo exige administração, pois as demandas de tempo, próprias e de terceiros, são maiores do que o tempo de que dispomos.

O filme “O Preço do Amanhã” é uma obra de ficção que aborda de forma contundente as disponibilidades e as relações do tempo com o poder. Desenvolve uma crítica sobre como a sociedade capitalista está condicionada e também condiciona o uso do tempo. Este filme incita reflexões sobre nosso próprio ‘estoque’ de tempo que é em última instância, o nosso maior patrimônio – nossa vida!

É notório que os brasileiros deixam ‘tudo’ para a última hora e que os britânicos são pontuais. As pessoas são regidas por Chronos esperando receber fortuna pelas bençãos de Tykhé. Mas a maioria das pessoas se comporta como Kairós, embora algumas exceções compreendam a importância da administração do tempo e nisto se aplicam.

Um exemplo de rigor quanto a horários, é atribuído por Heine a Kant: “(...) as donas de casa na cidade de Königsberg atualizavam os relógios quando Kant passeava. O filósofo costumava apegar-se à pontualidade. Acordava às 5h00 da manhã e cumpria uma rotina estudada”.

Nos estudos sobre administração do tempo a distinção entre importante e urgente tornou-se clássica e sobre esta classificação Dwight D. Eisenhower, ex Presidente dos EUA ressalta: “O que é importante é raramente urgente e o que é urgente é raramente importante”.

Inovando sobre a perspectiva de administração do tempo a partir da distinção entre importante e urgente, o especialista em administração do tempo, Christian Barbosa autor do livro “A Tríade do Tempo” desenvolveu uma metodologia de mesmo nome de seu livro, acrescentando às categorias de importante e urgente também a categoria de circunstancial, conforme ilustração.

A metodologia da Tríade do Tempo é composta por cinco fases: identidade, metas, planejamento, organização e execução. Destaque-se que para uma práxis-teórica, como a própria expressão indica, é fundamental que existam as condições técnicas para a execução do que estabelece a teoria – sem o que seria apenas uma teoria.

Especialmente na sociedade contemporânea o tempo das pessoas é o seu maior patrimônio e por consequência, é também um patrimônio para as organizações. Portanto, a gestão do tempo é importante para todos e urgente para muitas pessoas, que por exageros na destinação de seu tempo em questões circunstanciais e urgentes, frequentemente se descobrem dizendo: “não tenho tempo!”